El reto que te proponemos consiste en el diseño de un plan de gestión de archivos (organización, almacenamiento y recuperación). Para ello, deberás indicar de forma práctica y sobre un ejemplo, cómo nombrar y almacenar los archivos relacionados con tu ámbito profesional o personal (¡ojo! simulado, no queremos información personal ni de tu trabajo). Todo ello sin perder de vista que la verdadera optimización de tu planteamiento se pone en práctica en el momento de la recuperación de información.
Voy a plantear un diseño de carpetas relacionadas con los proyectos de trabajo que se podrían llevar a cabo durante el próximo curso escolar 2017-2018 en un centro de educación primaria. Se planificarán los proyectos que se podrían aplicar con una metodología ABP, específicamente para sexto de primaria, en varias asignaturas.
El plan de gestión de archivos contempla su alojamiento en la nube mediante la herramienta Google Drive. Para ello se nombraran tanto carpetas como archivos siguiendo unos criterios que puedan facilitar tanto su archivo como su recuperación. También se planteará el recurso de carpetas compartidas, para propiciar el trabajo en equipo del profesorado y la sinergia en la producción y gestión de material de trabajo.
Finalmente, se propone la herramienta Google Takeout para llevar a cabo las copias de seguridad en local, en el ordenador que se considere oportuno.
PLAN DE GESTIÓN DE ARCHIVOS
1. ORGANIZACIÓN (Estructura de carpetas)
Se ha seguido el criterio básico de organizar en un máximo de 3 niveles jerárquicos en el entorno de Google Drive. La estructura se basa en el orden siguiente:
- Nivel 1. Proyectos y curso escolar
- Nivel 2. Documentos genéricos y asignaturas
- Nivel 3. Proyectos concretos
2. ALMACENAMIENTO
Para nombrar tanto archivos como carpetas se han seguido los criterios que aparecen a continuación:
2.1. CARPETAS:
- Nivel 1: Curso escolar
- Nivel 2: Asignatura, nivel educativo y curso escolar
- Nivel 3: Título específico y numeración del proyecto (17.1 significa que es el proyecto 1 del curso escolar 2017-2018)
2.2. ARCHIVOS
- Numeración del proyecto y palabra clave.
- Ejemplos: "P17.1. Objetivos", "P17.1. Criterios de evaluación" ...
3. RECUPERACIÓN
3.1. CARPETAS COMPARTIDAS
Se compartirán determinadas carpetas entre el profesorado implicado en cada asignatura y proyecto. De esta manera, cada profesor podrá subir y acceder a los materiales.
3.2. COPIAS DE SEGURIDAD
Se utilizará la herramienta Google Takeout que permite, con la misma cuenta de google, realizar copias de seguridad tanto de todos archivos de Google Drive como de carpetas y archivos concretos.
(tutorial Google Takeout)
Una vez se ha generado la copia de seguridad, se recibirá un mensaje de correo electrónico con el enlace para bajar los archivos.
Finalmente, en Descargas, aparecerá la copia de seguridad con todas las carpetas y archivos seleccionados para dicha copia. De esta manera, nos aseguramos la recuperación de la información en local desde nuestro ordenador, sin necesidad de conexión a internet.
